通常，審核組收集到審核證據(jù)以后，要對(duì)全部證據(jù)進(jìn)行評(píng)審。一方面用以確定受審核方的HSE管理體系符合審核準(zhǔn)則的方面。另一方面，對(duì)于不符合審核準(zhǔn)則的證據(jù)更要進(jìn)行認(rèn)真分析，以確定HSE管理體系存在的主要問(wèn)題。對(duì)于這兩個(gè)方面的問(wèn)題，應(yīng)在審核報(bào)告中進(jìn)行充分的描述，以便對(duì)體系的實(shí)施效果作出評(píng)價(jià)。下面將重點(diǎn)討論有關(guān)不符合的形成、不符合性質(zhì)的判定和不符合報(bào)告等情況。

1.不符合

HSE管理體系審核中的不符合是指那些違背審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)。審核準(zhǔn)則通?？砂ㄈ矫娴膬?nèi)容：

(1)SY/T6276—1997管理體系標(biāo)準(zhǔn)。

(2)受審核方的HSE管理體系文件(包括手冊(cè)、程序文件和支持性文件)。

(3)適用于受審核方的與HSE有關(guān)法律、法規(guī)及其他要求。

上述審核準(zhǔn)則中，SY/T6276—1997是審核員判斷是否符合要求的基本準(zhǔn)則。

2.不符合項(xiàng)的確定

1)必須以客觀事實(shí)為基礎(chǔ)

判定不符合必須以客觀事實(shí)為基礎(chǔ)，客觀事實(shí)不能摻雜任何個(gè)人的主觀考慮，也不能摻雜“推理”、“假設(shè)”或“想當(dāng)然”的成分，客觀證據(jù)包括：

(1)在文件、記錄審閱以及現(xiàn)場(chǎng)觀察中發(fā)現(xiàn)的客觀事實(shí)。現(xiàn)場(chǎng)審核發(fā)現(xiàn)的不符合事實(shí)應(yīng)請(qǐng)受審核方陪同人員確認(rèn)。

(2)現(xiàn)場(chǎng)審核中受審核人員對(duì)審核員所提問(wèn)題的回答，也可成為客觀證據(jù)。對(duì)于通過(guò)面談取得的信息，應(yīng)當(dāng)通過(guò)其他事實(shí)得以證實(shí)，避免受審核人員情緒緊張或口誤造成回答失誤，導(dǎo)致錯(cuò)判。例如：受審核人員不了解本身的職責(zé)，需更進(jìn)一步核實(shí)的是受審者是否履行本人的職責(zé)。又如，受審核者說(shuō)“所有目標(biāo)指標(biāo)已完成”，確切的證據(jù)應(yīng)是涉及完成的記錄和可見(jiàn)的有形證據(jù)。

2)必須以審核準(zhǔn)則為依據(jù)

判定不符合時(shí)，一定要以審核準(zhǔn)則為依據(jù)。不能夠以審核員個(gè)人的任何意見(jiàn)、觀點(diǎn)作依據(jù)。也就是說(shuō)審核員開(kāi)具的不符合項(xiàng)必須在審核準(zhǔn)則中明確地找到所不符合的條款。

3)分析所有不符合原因，找出體系缺陷

HSE管理體系審核是一種體系審核，目的是判定受審核方的HSE管理體系是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求。所以審核員不能僅滿足于發(fā)現(xiàn)個(gè)別的不符合現(xiàn)象，還應(yīng)對(duì)這些現(xiàn)象進(jìn)行追蹤和分析，以找出體系上存在的問(wèn)題。這也是正確判定不符合意圖。

4)審核組內(nèi)相互溝通，統(tǒng)一意見(jiàn)

HSE管理體系中存在問(wèn)題往往不是孤立的，常常存在某些聯(lián)系。所以在形成不符合前，需要審核組成員充分討論，交流情況，互相補(bǔ)充印證。這樣才有利于發(fā)現(xiàn)受審核方體系中的問(wèn)題。另一方面，審核組成員的充分討論也有助于更準(zhǔn)確、更全面地作出判斷，避免由于審核員個(gè)人收集信息的局限所帶來(lái)的片面性。審核發(fā)現(xiàn)最終是否形成不符合，由審核組長(zhǎng)確定。

5)與審核方共同確認(rèn)審核發(fā)現(xiàn)的事實(shí)

審核組應(yīng)當(dāng)與受審核方共同確認(rèn)不符合的事實(shí)依據(jù)，審核員在現(xiàn)場(chǎng)審核的時(shí)間畢竟有限，所發(fā)現(xiàn)的事實(shí)有可能只是問(wèn)題的一個(gè)側(cè)面，所以要在形成不符合項(xiàng)前與受審核方共同確認(rèn)這些事實(shí)。同時(shí)要聽(tīng)到受審核方對(duì)不符合判定的意見(jiàn)，以便查清楚造成問(wèn)題的根本原因，這也有利于修正錯(cuò)誤。

如果受審核方提出補(bǔ)充證據(jù)，證明審核員對(duì)不符合陳述有誤，審核員經(jīng)過(guò)補(bǔ)充調(diào)查核準(zhǔn)，應(yīng)勇于修正錯(cuò)誤。

在其他情況下，當(dāng)雙方有爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，審核方則應(yīng)盡量耐心說(shuō)服受審核方，并強(qiáng)調(diào)審核是針對(duì)體系而不是針對(duì)個(gè)人。

按照上述原則，對(duì)審核中收集的客觀證據(jù)進(jìn)行歸納、分析、比照約定的審核準(zhǔn)則，即可確定不符合項(xiàng)，通常不符合項(xiàng)有以下幾種情形：

(1)體系性不符合——HSE管理體系文件沒(méi)有完全達(dá)到SY/T6276—1997標(biāo)準(zhǔn)的要求，即文件的規(guī)定不符合標(biāo)準(zhǔn);

(2)實(shí)施性不符合——HSE管理體系實(shí)施未按文件規(guī)定執(zhí)行，即運(yùn)行實(shí)施不符合文件規(guī)定;

(3)效果性不符合——體系運(yùn)行效果未達(dá)到計(jì)劃的目標(biāo)、指標(biāo)，即效果不符合所建立的目標(biāo);

(4)法律性不符合——體系運(yùn)行的HSE行為未達(dá)到HSE法律、法規(guī)和其他要求的規(guī)定，即HSE行為不符合法規(guī)要求。

3.不符合性質(zhì)的判定

根據(jù)審核結(jié)果與審核準(zhǔn)則相偏離的嚴(yán)重程度，以及不采取措施帶來(lái)的可能后果的嚴(yán)重性，可將不符合分為兩類：嚴(yán)重不符合和一般(輕微)不符合。

1)嚴(yán)重不符合

出現(xiàn)下情況之一，原則上可構(gòu)成嚴(yán)重不符合項(xiàng)：

(1)HSE管理體系出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。如某一要素、某一關(guān)鍵過(guò)程重復(fù)出現(xiàn)失效現(xiàn)象，又未能采取有效的糾正措施加以消除，形成系統(tǒng)性失效。如受審核方安全處、生產(chǎn)處均出現(xiàn)了文件和資料控制方面的不符合，從而導(dǎo)致體系系統(tǒng)性失效。

(2)HSE管理體系運(yùn)行區(qū)域性失效。如某一部門現(xiàn)場(chǎng)所的全面失效現(xiàn)象，或者各層次、各部門出現(xiàn)失效。如公司內(nèi)化學(xué)庫(kù)出現(xiàn)了危害辨識(shí)、運(yùn)行控制、培訓(xùn)、績(jī)效測(cè)量與監(jiān)測(cè)方面的不符合，造成該部門體系要素全面失效現(xiàn)象。

(3)造成嚴(yán)理的HSE危害，或潛在危害嚴(yán)重的HSE后果。

(4)企業(yè)違反法律、法規(guī)或其他要求的HSE行為較嚴(yán)重。

(5)一般不符合項(xiàng)沒(méi)有按期糾正且未意識(shí)到。

(6)目標(biāo)指標(biāo)未實(shí)現(xiàn)，且沒(méi)有通過(guò)評(píng)審采取必要的措施。

(7)第二類不符合事項(xiàng)仍未改善，即上一次審核中發(fā)現(xiàn)的第二類不符合項(xiàng)，至今仍未采取有效措施加以整改的，即判為第一類不符合項(xiàng)。

(8)復(fù)評(píng)時(shí)，無(wú)持續(xù)改善HSE績(jī)效證據(jù)。

2)一般(輕微)不符合

出現(xiàn)下列情況之一，原則上可構(gòu)成一般不符合項(xiàng)：

(1)對(duì)滿足HSE管理體系要素或體系文件的要求而言，是個(gè)別的、偶然的、孤立的、性質(zhì)輕微的不符合。

(2)對(duì)保證所審核范圍的體系而言，是次要的問(wèn)題。

嚴(yán)重不符合和一般不符合性質(zhì)的判定，對(duì)審核結(jié)論有決定性的影響，對(duì)受審核方能否通過(guò)HSE管理體系認(rèn)證起著關(guān)鍵作用。因此審核組在判定不符合性質(zhì)時(shí)要特別謹(jǐn)慎，對(duì)于可能成為嚴(yán)重不符合項(xiàng)的審核發(fā)現(xiàn)，審核組長(zhǎng)一定要認(rèn)真對(duì)待、反復(fù)核實(shí)。

3)觀察項(xiàng)

指系統(tǒng)或程序有潛在的不恰當(dāng)，以及具有潛在的風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)，這些事項(xiàng)有變成不符合的趨勢(shì)，只是審核員掌握的證據(jù)暫不足。這類問(wèn)題可作為觀察項(xiàng)處理，可以用書面或口頭的形式向受審核方提出。

對(duì)于觀察項(xiàng)，一般不要求受審核方提出限期整改方案，與無(wú)需跟蹤驗(yàn)證，只要求對(duì)方引起注意，對(duì)可能的風(fēng)險(xiǎn)所有準(zhǔn)備并加以預(yù)防和糾正，觀察項(xiàng)一般不計(jì)入審核報(bào)告和審核結(jié)論中。

如果某企業(yè)出現(xiàn)嚴(yán)重的不符合項(xiàng)，在受審核方未采取有效的措施前，認(rèn)證機(jī)構(gòu)不應(yīng)推薦注冊(cè)。

對(duì)出現(xiàn)輕微不符合事項(xiàng)的企業(yè)，應(yīng)不影響推薦注冊(cè)、但對(duì)輕微不符合項(xiàng)，受審核方也要在認(rèn)證機(jī)構(gòu)規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出整改方案，采取有效措施，并經(jīng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)跟蹤確定符合后，才推薦注冊(cè)。

對(duì)于觀察事項(xiàng)，一般要求受審核方提出限期整改方案，審核無(wú)需跟蹤驗(yàn)證，只要求對(duì)方引起關(guān)注，對(duì)可能的風(fēng)險(xiǎn)有所準(zhǔn)備并加以預(yù)防和糾正。觀察項(xiàng)，一般也不計(jì)入審核報(bào)告和審核結(jié)論中。

4.不符合報(bào)告的編寫

編寫不符合報(bào)告，是審核員必須掌握的基本技能。

1)不符合報(bào)告的內(nèi)容

(1)受審核方名稱及負(fù)責(zé)人;

(2)不符合事實(shí)描述;

(3)審核準(zhǔn)則;

(4)不符合判據(jù)及條款號(hào);

(5)不符合性質(zhì)的判定;

(6)審核員姓名及開(kāi)具日期;

(7)受審核方代表確認(rèn)及簽名;

(8)采取的糾正預(yù)防措施及完成日期;

(9)糾正措施完成情況及驗(yàn)證。

2)對(duì)不符合事實(shí)的描述的要點(diǎn)

(1)準(zhǔn)確地描述客觀事實(shí)，證據(jù)充分確鑿，依據(jù)清楚。包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物(注明職務(wù)或職稱，不提姓名)、何種情況等。

(2)寫出必要的細(xì)節(jié)，使其具有可重查性和可追溯性。

(3)語(yǔ)言簡(jiǎn)明精練，概括不符合的核心問(wèn)題。

(4)觀點(diǎn)、結(jié)論要從描述的事實(shí)中自然流露，不要光寫結(jié)論，不寫事實(shí)。

(5)盡可能使用規(guī)范術(shù)語(yǔ)(如標(biāo)準(zhǔn)或HSE管理體系體系文件術(shù)語(yǔ))。